Questions / Réponses

Pourquoi indexer ?
Le Conseil Général et les Archives Départementales des Côtes d'Armor ont lancé une vaste opération de numérisation des Registres Paroissiaux. Dans le cadre du partenariat entre les AD22 et le Cercle Généalogique des Côtes d'Armor, le C.G.22 fournira aux AD22 les relevés d'indexation des Registres Paroissiaux réalisés pendant cette campagne, en vue de les intégrer directement en "Salle Virtuelle".
Il importe donc, pour pouvoir dès à présent se servir correctement de l'outil, de procéder à une indexation manuelle des différents lots, pour pouvoir repérer plus facilement les B, M, S, BM, MS ou BMS d'une année particulière (qui peuvent éventuellement se trouver dans des lots différents) à partir des lots (plages de dates) et des numéros de vues.

Comment savoir si une indexation a déjà eu lieu pour une paroisse ?
Une fiche de suivi est tenue à jour en fonction de vos envois sur la boite aux lettres réservée à l'indexation
indexagecg22(at)yahoo.fr [ remplacez '(at)' par '@' ]
Vous devez la consulter avant de commencer une indexation de paroisse.

De quoi ai-je besoin pour indexer ?
Vous devez avoir un tableur de type Excel ou Works (le tableur de Works est compatible Excel). Prenez le modèle Excel vierge ci-contre : Fichier vierge à télécharger version EXCEL
Si vous n'avez qu'un éditeur de texte Word (ou l'éditeur de Works par exemple), utilisez le fichier AD22-index.doc : une conversion de format sera réalisée à la réception de votre relevé.
Nouveau : les formats OpenOffice (Writer et Calc) sont désormais acceptés.
Une liaison ADSL ou cable est recommandée (mais non indispensable) compte-tenu de la taille des images à télécharger.

Comment informer de la prise en charge de l'indexation d'une paroisse ?
Vous devez envoyer un message pour nous informer des paroisses que vous voulez indexer à la boite aux lettres réservée à l'indexation
indexagecg22(at)yahoo.fr [ remplacez '(at)' par '@' ]
Vous pouvez informer aussi en parallèle les co-listiers sur le forum du CG22

Comment indexer ?

• Avant 1669, on a des registres (ou cahiers) séparés pour les B, M et S (il vous faut décrire 3 lignes par année, une pour chaque type d'acte B, M ou S, s'ils existent). Les cahiers sont pluri-annuels, sans séparation par année : il faut donc rechercher dans chaque registre la vue qui correspond au début d'année (et aussi à la fin d'année) pour le type d'acte concerné.
  

• après 1668, les B, M, et S sont regroupés dans un registre BMS unique et qui devient annuel (il vous faut décrire 1 seule ligne par année en notant la vue qui correspond au début (et à la fin) du cahier (ou registre) ).
  

• après 1746, les S sont dans un registre séparé des BM (il vous faut décrire 2 lignes par année, une pour les BM et une pour les S, en notant le numéro de la vue qui correspond au début (et à la fin) du cahier BM ou S).
  

Attention : par manque de papier timbré, à partir de 1669, les recteurs utilisaient souvent le papier disponible du cahier de l'année précédente pour noter les actes du début de l'année suivante. Vous en tiendrez compte dans vos relevés.
Exemple de fichier d'indexation réalisé : MAËL-CARHAIX

Quelle notation dois-je utiliser ?
Dans le suivi des actes des cahiers BMS, BM, B, M ou S, on utilisera la notation suivante :
100-254 : le tiret exprime qu'on a une suite continue de la vue 100 à la vue 254.
100-254;308;317;452-510 : le point-virgule exprime une rupture dans la suite (ici les vues 308 et 317 sont isolées des deux suites continues de vues 100 à 254 et 452 à 510.
Le retour d'expérience des indexations déjà réalisées montre qu'il est préférable de saisir une plage de vues (début - fin) pour un type d'acte par année, plutôt que le numéro seul de la première vue de l'année.
Si une année se résume à une seule vue, on notera indifféremment selon la méthode 'début-fin' (avec 'début'='fin') ou en positionnant un ';' (point-virgule) après le numéro de la vue.
Exemple :
1756 S    437-437 ou
1756 S    437;

Si les informations concernant le même type d'acte pour la même année se retrouvent dans des lots différents , on notera les informations sur autant de lignes que nécessaire.

Que faire si les registres d'une même année sont dans deux lots différents ?
C'est le cas lorsque, par exemple, les BM sont dans un lot et les S dans un autre.
Vous pouvez faire votre saisie en continu, ensuite il pourra être procédé sous Excel à un tri par année et type de registre. Si vous n'êtes pas habitué(e) à ces manipulations, laissez votre relevé en l'état, le tri sera fait à la réception de votre relevé. N'oubliez pas de le signaler lorsque vous remettrez votre relevé d'indexation.

Que dois-je inscrire dans les colonnes "début, fin, Type d'actes, Nbre d'images" ?
Dans ces colonnes, vous recopiez EXACTEMENT ce que vous trouvez en salle virtuelle au niveau de chaque lot.

A quoi servent les colonnes "Ref. Microfilm" et "1ère vue" ?
La colonne "Ref. Microfilm" contiendra la référence du microfilm ayant servi à la numérisation des images, et la colonne "1ere vue" donne le numéro de l'image correspondant à la première page de l'index de l'année. Ces informations sont déduites du libellé de l'image lorsqu'on fait un clic droit sur celle-ci, puis "Enregistrer sous ...".
Exemple dans le relevé de TRÉGUEUX (Baptêmes 1615) :
TRÉGUEUX 1615 B 30-35 1 1609 1669 BMS 341     5MI726    30
Ces valeurs sont déduites de l'appellation de l'image 30 du lot 1, qui s'intitule : AD22_5MI_0726_0030.jpeg
Ces colonnes sont à remplir de façon FACULTATIVE. Elles serviront plus tard pour l'indexation à l'année.

A quoi sert la colonne commentaire ?
La colonne commentaire vous servira pour faire part d'une anomalie, d'une interrogation, d'un fait divers, d'une lacune, etc ...

Puis-je n'indexer que quelques lots d'une paroisse ?
Oui, toutes les bonnes volontés sont les bienvenues, mais signalez-le nous lorsque vous nous envoyez votre candidature dans la boite aux lettres réservée à l'indexation
indexagecg22(at)yahoo.fr [ remplacez '(at)' par '@' ]

Que me conseillez-vous pour commencer l'indexation ?
Les registres du XVIIIème siècle sont assez faciles à indexer et ne demandent pas de connaissances particulières, en s'aidant des images miniatures de la salle virtuelle d'un côté, et d'une deuxième fenêtre pour visualiser et contrôler une page en détail.
On peut, dans la plupart des cas, repérer un début de d'année, par un large espacement vide qui précède , ou par une ou deux pages de séparation. L'indexation se fera ainsi très rapidement.
Pour les registres du début du XVIIème siècle, il n'y a aucune séparation dans les enregistrements pour pouvoir repérer un début d'année. Là, vous serez obligé de regarder les pages séquentiellement pour repérer les débuts d'année (qui peuvent se trouver en milieu ou tout en bas d'une page). Ces registres demandent aussi une plus grande attention, car la graphie est différente, mais il arrive souvent de trouver des années exprimées en chiffres (soit d'origine, soit rajoutés ultérieurement) pour se recaler.
Aidez-vous également du point d'info (en salle virtuelle) de la paroisse concernée pour trouver les lacunes en B, M, S. Généralement, vous trouverez aussi dans les premières vues du lot 1 de chaque paroisse, quelques informations sur la disponibilité et l'état des registres, avec mentions de quelques points intéressants.

Comment faire avec les registres écrits en latin ?
Sans connaître la paléographie et le latin, on peut arriver à trouver les mots clés dans le texte pour déterminer une date :
anno (année), uno, primo (un, premier), duo, secundo (deux, second), tertio (trois), quatro (quatre), quinto (cinq), sexto (six), septo (sept), octo (huit), nono (neuf).
On trouve généralement ces mots clés en fin de texte ou au début du texte. Heureusement, de temps en temps vous verrez une date exprimée en chiffres, dans le texte ou dans la marge, voire dans une signature.
Je vous conseille l'excellent site de Christian SOURDAINE, indexeur bénévole, pour une foule de renseignements sur les actes en latin, et plus encore...
Pour les prénoms latins, voir ce site.

L'année a t-elle toujours commencé un 1er janvier ?
Jusqu'à l'adoption du calendrier en France (décembre 1582), la date de Pâques (date mobile entre mars et avril) conditionnait le changement d'année. L'usage, pour les premiers mois de l'année antérieurs à la date de Pâques, est de convertir (en indiquant au besoin "nouveau style")
Exemple :
En 1505, la date de Pâques correspondait au 23 mars. Un acte explicitement daté dans le texte du "22 mars 1504" doit donc être compris comme datant du "22 mars 1505" (nouveau style).
Des calendriers de conversion automatique permettent d'obtenir des résultats très rapidement. A défaut (ce que font les AD22), on peut utiliser des tables de concordances publiées dans des ouvrages comme celui de A. Giry, Manuel de diplomatique, 1894.
Il existe aussi de petits convertisseurs bien pratiques, comme : http://www.chez.com/ceher/calendr/fmobiles.htm (au millieu de la page), qui donnent les dates de Pâques.

Où dois-je envoyer mon relevé d'indexation ?
Vous enverrez votre relevé d'indexation à la boite aux lettres réservée à l'indexation
Il sera traité dès que possible et sera mis en ligne après conversion au format PDF, et mise à jour de la fiche de suivi.

Combien de temps ai-je pour faire mon indexation ?
Compte-tenu que d'autres personnes sont potentiellement intéressées par votre indexation, il est raisonnable de ne réserver que les indexations dont vous êtes certain(e) de la réalisation dans un délai de deux mois maximum.

Comment enregistrer et imprimer un relevé présent sur cette page ?
Vous devez sélectionner une paroisse dans l'une des deux listes déroulantes, cela déclenche l'affichage du relevé en format PDF. Ensuite vous pouvez imprimer ou enregistrer le fichier à partir d'Acrobat Reader.

J'ai Internet Explorer 6 et rien ne s'affiche quand je sélectionne un relevé.
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