CONSULTATION DES DOCUMENTS

La consultation de notre patrimoine archivistique suppose le respect des règles suivantes :

Les documents doivent être traités avec le plus grand soin. Les liasses seront dépouillées bien à plat sur les tables. Les registres doivent être consultés sur les pupitres prévus à cet effet (disponibles auprès du personnel de la salle).

• Il est interdit de s’appuyer sur un document ou sur un livre, d’y apporter des annotations, de souligner, de crayonner. Le décalque est autorisé à condition de retirer une feuille de plastique transparent auprès des responsables de salle.  

• Pour éviter tout risque de déclassement et de perte, il ne sera communiqué à chaque lecteur qu’un seul article à la fois (cette règle s'applique aussi aux bobines de microfilm et aux relevés du centre généalogique). 

• L’ordre des pièces d’une liasse ou d’un carton doit être scrupuleusement respecté afin de pouvoir servir aux autres chercheurs. N’hésitez pas à signaler aux responsables de la salle de lecture tout document en mauvais état ou tout dossier particulièrement déclassé. Afin d’éviter toute dégradation matérielle accidentelle des documents lors de leur consultation, les aliments et les boissons ainsi que l’utilisation des encres en bouteille, des colles, des ciseaux et des cutters sont formellement interdits dans la salle de lecture. 

• Afin d’éviter de déranger les autres chercheurs, les téléphones portables doivent être éteints ou, au moins, sur la position « vibreur ». 

• Le nombre d’articles communiqués est limité à 10 par demi-journée et par personne . Il n'est possible de commander plus de 3 articles par levée et le lecteur ne pourra consulter qu'un seul article à la fois. Les documents ne peuvent en aucun cas être consultés par des personnes qui ne seraient pas inscrites au préalable. Les personnes qui accompagnent les chercheurs sont donc invitées à patienter dans l’espace détente situé dans le hall d’entrée. 

REPRODUCTIONS DES DOCUMENTS

Photocopies :

L’accès public et gratuit aux archives, garanti par la loi, n’entraîne aucune obligation pour le service d’archives de satisfaire des demandes de reproduction de documents. En effet, la délivrance de photocopie, facilité accordée aux chercheurs, mais élément de dégradation des papiers et parchemins, reste toujours subordonnée au bon fonctionnement du service et aux préoccupations de conservation matérielle. C’est pourquoi les responsables de la salle de lecture sont tenus de refuser toute demande de photocopie pour les documents fragiles, reliés ou en mauvais état, et notamment : les parchemins,

• les documents portant un sceau de cire ou de métal,

• les papiers fragiles (pelures, calques) ou en mauvais état (moisis, brûlés),

• les documents de grand format (journaux, plans, affiches),

• les ouvrages reliés (livres imprimés de la bibliothèque, registres imprimés ou manuscrits).

Pour des raisons de gestion interne (surveillance de la salle de lecture, gestion des documents demandés par les usagers), le nombre de photocopies autorisées par personne et par demi-journée est de 5 (soit 10 par jour et par personne inscrite). Afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de la salle de lecture, il ne sera pas effectué de photocopies après 16 h 30.

Reproductions photographiques : 

Les documents qui ne peuvent pas être photocopiés peuvent faire l’objet d’une reproduction photographique soit par le lecteur lui-même (appareil photo sans flash), soit par l'atelier de photographie-microfilm du service (délai moyen de traitement : de 2 à 4 semaines). Les formulaires de commande ainsi que les renseignements relatifs aux modalités de reproduction des documents sont à retirer auprès des responsables de la salle de lecture. 

Consultation des microfilms :

Des appareils lecteurs de microfilms sont à la disposition des usagers. Les appareils lecteurs-reproducteurs sont réservés à la reproduction (tirage papier) des vues microfilmées préalablement repérées à l'aide de lecteurs de microfilms « simples ». Les appareils sont fragiles et très sollicités par les usagers. Ils doivent donc être utilisés avec précaution. Le personnel de la salle de lecture donnera à l'usager, qui en fait la demande, toute indication utile quant à leur fonctionnement.

En cas d’affluence, le personnel peut être amené à limiter l’usage des lecteurs-reproducteurs à un appareil par famille et à en limiter le temps d’utilisation. Ces recommandations ont pour but d’améliorer le service qui vous est rendu et d’assurer la préservation des documents qui constituent le patrimoine archivistique du département. N’oublions pas en effet que nous avons le devoir de conserver pour les générations futures les documents qui ont été transmis par les générations qui nous ont précédés. En espérant que vous comprendrez les raisons qui nous animent, nous vous souhaitons de passionnantes et fructueuses recherches.