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Questions / Réponses
Pourquoi indexer ?
Le Conseil Général et les Archives Départementales des Côtes d'Armor ont lancé une vaste opération de numérisation des registres paroissiaux. Leur objectif premier est de terminer cette opération, et ensuite il sera procédé à la mise en place d'un index pour obtenir l'accès direct à une année, voire un mois particulier dans cette année.
Les AD22 ont signalé récemment que la fin de la numérisation sera effective vers janvier 2006.
Il importe donc, pour pouvoir dès à présent se servir correctement de l'outil, de procéder à une indexation manuelle des documents, pour pouvoir repérer plus facilement les registres B, M, ou S d'une année particulière (qui peuvent éventuellement se trouver dans des lots différents). Ce travail pourra être récupéré par les AD22 dès qu'ils démarreront la phase d'indexation de leur base.
Comment savoir si une indexation a déjà eu lieu pour une paroisse ?
Une fiche de suivi est tenue à jour en fonction de vos envois sur la boite aux lettres réservée à l'indexation
Vous devez la consulter avant de commencer une indexation de paroisse.
Comment informer de la prise en charge de l'indexation d'une paroisse ?
Vous pouvez envoyer un message pour nous informer des paroisses que vous voulez indexer à la boite aux lettres réservée à l'indexation
Vous pouvez ausi en informer les co-listiers sur le forum du CG22
Comment indexer ?
L'indexation consiste, pour chaque paroisse numérisée, à indiquer le n° de la vue qui correspond au 1er acte de l'année, et cela pour chaque type d'acte ; dans l'exemple proposé (Rosquelfen), les actes de baptêmes et de mariages sont inscrits sur un même registre (BM), ce n'est pas toujours le cas ; s'il y a un registre par type d'acte, à chaque année seront associées 3 lignes...
De quoi ai-je besoin pour indexer ?
Vous devez avoir un tableur de type Excel ou Works (le tableur de Works est compatible Excel).
Si vous n'avez qu'un éditeur de texte Word (ou l'éditeur de Works par exemple), utilisez le fichier AD22-index.doc : une conversion de format sera réalisée à la réception de votre relevé.
Une liaison ADSL ou cable est nécessaire.
Que me conseillez-vous pour commencer l'indexation ?
Les registres du XVIIIème siècle sont assez faciles à indexer et ne
demandent pas de connaissances particulières, en s'aidant des
images miniatures de la salle virtuelle d'un côté, et d'une deuxième fenêtre pour visualiser et contrôler une page en détail.
On peut, dans la plupart des cas, repérer un début de d'année, par un large espacement vide qui précède , ou par une ou deux pages de séparation. L'indexation se fera ainsi très rapidement.
Pour les registres du début du XVIIème siècle, il n'y a aucune séparation dans les enregistrements pour pouvoir repérer un début d'année. Là, vous serez obligé de regarder les pages séquentiellement pour repérer les débuts d'année (qui peuvent se trouver en milieu ou tout en bas d'une page). Ces registres demandent aussi une plus grande attention, car la graphie est différente, mais il arrive souvent de trouver des années exprimées en chiffres (soit d'origine, soit rajoutés ultérieurement) pour se recaler.
Quelle notation dois-je utiliser ?
Lorsqu'il y a des discontinuités dans le suivi des actes BMS, BM, B, M ou S, on utilisera la notation suivante :
100-254 : le tiret exprime qu'on a une suite continue de 100 à 254,
100-254;308;317;452-510 : le point-virgule exprime une rupture dans la suite (ici les vues 308 et 317 sont isolées des deux suites continues 100 à 254 et 452 à 510.
Dans les autres cas, on indiquera simplement le numéro de la première vue concernant une année donnée.
Que faire si les registres d'une même année sont dans deux lots différents ?
Vous pouvez faire votre saisie en continu, ensuite il pourra être procédé sous Excel à un tri par année et type de registre. Si vous n'êtes pas habitué(e) à ces manipulations, laissez votre relevé en l'état, le tri sera fait à la réception de votre relevé. N'oubliez pas de le signaler lorsque vous remettrez votre relevé d'indexation.
A quoi sert la colonne commentaire ?
La colonne commentaire vous servira pour faire part d'une anomalie, d'une interrogation, d'un fait divers, d'une lacune, etc ...
Puis-je n'indexer que quelques lots d'une paroisse ?
Oui, toutes les bonnes volontés sont les bienvenues, mais signalez-le nous lorsque vous nous envoyez votre candidature dans la boite aux lettres réservée à l'indexation
Où dois-je envoyer mon relevé d'indexation ?
Vous enverrez votre relevé d'indexation à la boite aux lettres réservée à l'indexation
Il sera traité dès que possible et sera mis en ligne après conversion au format PDF, et mise à jour de la fiche de suivi.
Vous pouvez éventuellement, en parallèle, mettre votre relevé à disposition sur votre site internet, si vous en disposez, et en informer les co-listiers du forum CG22.
Qui gère l'indexation ?
La gestion de l'indexation a été proposée à Michel MORO qui a bien voulu s'en charger. |
Fiche de suivi de l'opération d'indexation