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Campagne d’indexation de l’État-Civil des Côtes d’Armor

mardi 3 mars 2009, par Michel Moro
MOTS-CLÉS :  / indexation / salle_virtuelle

 

Les Archives Départementales viennent de mettre en ligne les registres d’Etat-Civil de 1793 à 1905.
Le Centre Généalogique des Côtes d’Armor gère en partenariat avec les AD22 l’indexation à l’année de ces registres avec l’aide des bénévoles adhérents ou sympathisants de l’association.
Cet article donne toutes les précisions nécessaires à connaitre sur cette campagne.

 


Questions / Réponses

  • Pourquoi indexer ?
    Le Conseil Général et les Archives départementales des Côtes d’Armor (AD22) ont procédé à la numérisation des microfilms des Registres d’État-Civil des années 1793 à 1905.
    Dans le cadre du partenariat entre les AD22 et le Cercle Généalogique des Côtes d’Armor (CG22), le CG22 fournira aux AD22 les relevés d’indexation des Registres d’État-Civil réalisés pendant cette campagne, en vue de les intégrer ensuite directement en "Salle Virtuelle".
    Il importe donc, pour pouvoir dès à présent améliorer la consultation des registres, de procéder à une indexation manuelle des différents lots, pour pouvoir repérer plus facilement les naissances (N), mariages (M), décès ( D) d’une année particulière ou les décades des tables décennales (TD) à partir des lots, des plages de dates et des numéros de vues de la salle virtuelle.
  • Comment savoir si une indexation a déjà été réalisée sur une commune ?
    Une fiche de suivi est tenue à jour en fonction de vos envois sur la boite aux lettres réservée à l’indexation indexagecg22 yahoo.fr
    Fichier de Suivi

  • Comment nous informer de votre souhait de prise en charge de l’indexation d’une commune ?
    Vous devez envoyer un message pour nous informer des communes que vous voulez indexer, à la boite aux lettres réservée à l’indexation indexagecg22 yahoo.fr

  • Contrôle préalable des lots de la commune
    Avant de se lancer dans l’indexation, et dans l’intérêt bien compris d’avoir vérifié que tout ce qui est annoncé dans les lots est correct, nous vous demandons de procéder à un contrôle rapide des lots pour que les AD22 puissent intervenir rapidement pour les corrections nécessaires :
    • Contrôles des dates début et fin (ce sont les dates extrêmes des actes contenus dans le lot)
    • Contrôle des images début et fin
    • Examen rapide pour voir s’il existe des images ’grises’,

      • <li ...


Tout ceci est expliqué dans ce document
PDF - 925 ko
Contrôle des lots
Vous trouverez ici un modèle de document à remplir et à retourner à webmaster genealogie22.com
Excel - 28 ko
Modèle - Contr. des lots
et ici un exemple prérempli :
PDF - 36.5 ko
ex : Contr. des lots
  • De quoi ai-je besoin pour indexer ?
    Vous devez disposer préférentiellement d’un tableur de type Excel ou Works (le tableur de Works est compatible Excel).
Prenez le modèle Excel vierge ci-contre :
Excel - 61 ko
Fiche d’indexation vierge
Fichier de saisie
Cliquez sur l’image ci-dessus pour l’agrandir


Le format OpenOffice (Calc) est aussi accepté : OpenOffice 3.1 est une suite bureautique gratuite (logiciel libre) équivalente à Microsoft Office 2003.

Une liaison ADSL ou câble est recommandée compte-tenu du poids des images à télécharger.

  • Quelle notation dois-je utiliser ?
    Dans le suivi des actes des registres N, M , D ou TD on utilisera la notation suivante :
    100-254 : le tiret simple (sans espace autour) exprime qu’on a une suite continue de la vue 100 à la vue 254.
    100-254 ;308 ;317 ;452-510 : le point-virgule exprime une rupture dans la suite (ici les vues 308 et 317 sont isolées des deux suites continues de vues 100 à 254 et 452 à 510.

    Exemple fiche de saisie
    Cliquez sur l’image ci-dessus pour l’agrandir


    Vous ne provoquerez pas de rupture de séquence pour quelques pages intercalaires blanches ou autres, alors que l’année se poursuit après ces pages.

    Si une année se résume à une seule vue, on notera indifféremment selon la méthode ’début-fin’ (avec ’début’=’fin’) ou en positionnant un ’ ;’ (point-virgule) après le numéro de la vue.
    Exemple :
    1824 TD-D 437-437 ou
    1824 TD-D 437 ;

    Si les informations concernant le même type d’acte pour la même année se retrouvent dans des lots différents , on notera les informations sur autant de lignes que nécessaire.
    Les Tables Décennales des villes importantes seront segmentées par décade et par type d’actes, notés TD-N (Naissances), TD-M (mariages), et TD-D (décès).
    Exemple :
    1823 1832 TD-N 258-315
    1823 1832 TD-M 316-390
    1823 1832 TD-D 391-507

  • Comment noter les années du calendrier républicain ?
    Le calendrier républicain commence officiellement le 1er vendémiaire An I (22 septembre 1792) mais réellement le 14 vendémiaire an II (5
    octobre 1793) date de sa promulgation, et sa nomenclature fut promulguée par décret du 4 frimaire an II (24 novembre 1793).
    Le calendrier républicain se termine le 10 nivôse An XIV (31 décembre 1805) par décret de Napoléon 1er.
    Le retour au calendrier grégorien se fait le 1er janvier 1806.
    Vous trouverez sur ce site toutes informations complémentaires sur le calendrier républicain.

    De 1794 à 1805, vous noterez donc directement dans la grille de saisie les années républicaines et non les années grégoriennes, comme vous pouvez le voir sur l’image précédente.

    IMPORTANT : vous noterez les années du calendrier républicain en chiffres ARABES exclusivement, afin de faciliter la récupération informatique des données (ex : An 10, An 5, An 14 ...).
    Pour la notation des années 1793, An 2, An 14 et 1806, reportez-vous au message du Forum Yahoo du CG22 qui donne les précisions nécessaires.
    Si vous en avez le courage et le temps, vous pourrez noter en zone commentaire la vue correspondant au 12 nivôse de l’année républicaine considérée (1er janvier de l’année grégorienne).

  • Que dois-je inscrire dans les colonnes "Lot, Année début, Année fin, Type d’actes, Nbre d’images" ?
    Dans ces colonnes, vous devrez recopier EXACTEMENT ce que vous trouvez en salle virtuelle au niveau de chaque lot.
    Descriptif de lots EC


    Si vous constatez un écart sur les années début ou fin, sur le type d’actes ou sur le nombre de vues, entre votre indexation et ce qui est inscrit sur le site, vous le signalerez dans la zone commentaires du relevé et vous en ferez mention explicitement dans le message adressé à la BAL de l’indexation.

  • A quoi servent les colonnes "Ref. Microfilm" et "1ère vue" ?
    • "Ref. Microfilm" est la référence du microfilm ayant servi à la numérisation des images : c’est l’information 5MIEC719 dans l’exemple (sans le ’_’), et
    • la colonne "1ère vue" contient le numéro de l’image correspondant à la première page de l’année : c’est le nombre qui précède le .jpg dans le libellé de l’image (0696 dans l’exemple).
    Propriété Image Firefox
    FIREFOX 3
    Propriété Image IE
    INTERNET EXPLORER 7


Ces informations sont déduites du libellé de l’image lorsqu’on fait un clic droit à la souris sur celle-ci, puis "Propriétés ...". Ces références seront inscrites dans le relevé au moins pour la première image du lot.
Elles serviront ultérieurement pour relier un acte relevé dans Généarmor à la banque d’images, au niveau du début d’année correspondant.

  • A quoi sert la colonne commentaire ?
    La colonne commentaire vous servira pour noter les vues correspondant aux tables annuelles, faire part d’une anomalie, d’une interrogation, d’un fait divers, d’une lacune, signaler le 1er janvier dans les années 1794 à 1805 etc ...
  • Puis-je n’indexer que quelques lots d’une commune ?
    Les indexations seront données prioritairement aux personnes s’engageant sur la totalité d’une commune : l’indexation de l’État-Civil est plus simple et plus rapide à réaliser que l’indexation des Registres Paroissiaux et il n’y a pas de difficulté particulière pour indexer toute une commune.
    Les plus grosses communes ont été découpées pour que leur indexation soit éventuellement partagée.
    Pour vous faciliter la prise de décision, les communes ont été classées en quatre catégories selon le temps nécessaire à l’indexation, avec code de couleurs associé, sur la fiche de suivi : "très court", "court", "moyen", "important". Le nombre de lots figure en vis à vis du nom de la commune.
    Si vous voulez tester votre capacité à indexer une commune, commencez par une commune de la catégorie "très court" (peu de lots, peu d’images), et vous poursuivrez, si l’expérience est concluante, par une commune d’une autre catégorie.
  • Quelle technique utiliser pour indexer ?

    Fin et début de lots En salle virtuelle, l’utilisation des miniatures facilite grandement le travail d’indexation à l’année. On peut, dans la plupart des cas, repérer un début de d’année par un large espacement vide qui précède, ou par une ou deux pages de séparation, ou une page simple.


  • Où dois-je envoyer mon relevé d’indexation ?
    Vous enverrez votre relevé d’indexation à la boite aux lettres réservée à l’indexation indexagecg22 yahoo.fr.
    Il sera traité dès que possible et sera mis en ligne sur ce site après conversion au format PDF, et mise à jour de la fiche de suivi.
  • J’ai besoin d’un conseil concernant une indexation, à qui dois-je m’adresser ? ?
    Pour toute demande de soutien concernant votre indexation, envoyez un message à indexagecg22 yahoo.fr
  • Combien de temps ai-je pour faire mon indexation ?
    Compte-tenu que d’autres personnes sont potentiellement intéressées par vos indexations (pour réaliser l’indexation ou pour l’utiliser rapidement), il est raisonnable de ne réserver que les indexations dont vous êtes certain(e) de la réalisation dans un délai de deux mois maximum.
  • Où puis-je trouver les fichiers PDF des indexations déjà réalisées ?
    A terme, ces fichiers seront disponibles en salle virtuelle, comme ceux des Registres Paroissiaux.
    Les communes terminées seront envoyées par paquets aux AD22 pour mise en ligne.
    Elles seront aussi consultables sur le site du CG22 à la page de suivi de l’indexation de l’État-Civil.
  • A qui signaler les erreurs rencontrées en salle virtuelle ?
    Vous pouvez signaler les erreurs rencontrées (absence de lots, lots pas à leur place, lots mal libellés, images avec croix rouge...) à la boite messagerie anomalie_ad22 genealogie22.bzh.
    La personne qui fait l’interface entre le CG22 et les AD22 centralisera ces remontées, en fera une compilation qu’elle transmettra aux correspondants concernés des AD22 (circuit court).
    Vous pouvez aussi alerter la liste Yahoo du CG22 pour avertir les personnes concernées par ces communes.
  • Où trouver des renseignements généraux sur l’État-Civil ?
    Vous pouvez trouver des renseignements généraux à cette adresse.
    N’oubliez pas aussi les recherches via votre moteur de recherche préféré.
  • Comment télécharger la suite bureautique gratuite OpenOffice 3.1.1 FR ?
    Vous pouvez télécharger la suite bureautique OpenOffice 3.1.1 à partir de ce site
    • Cliquez sur Download OpenOffice.org

    Environ 140 Mo sont à télécharger : le temps de téléchargement dépend de votre abonnement Haut-Débit.
    L’utilitaire équivalent d’Excel se nomme CALC.
    |

Voir en ligne : Liste des communes indexées à ce jour





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